Zamawiający musi uzyskać informację o wniesionym odwołaniu przed upływem terminu do jego wniesienia w taki sposób, aby mógł zapoznać się z jego treścią, natomiast drugorzędne znaczenie ma użyty środek komunikacji elektronicznej.
Izba nie stwierdziła zaistnienia przesłanek do odrzucenia odwołania, w tym w szczególności na podstawie art. 528 pkt 6 ustawy pzp wskazanego przez zamawiającego w odpowiedzi na odwołanie, z argumentacją, że treść odwołania została przekazana mu w niewłaściwej formie, gdyż Zamawiający przewidział w SWZ, że komunikacja między nim a wykonawcami jest prowadzona z wykorzystaniem Platformy Marketplanet (ezamawiajacy.pl). Zamawiający nie dopuszczał komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej (…). Co prawda w dokumentacji postępowania wskazał, że do porozumiewania się z Wykonawcą w sprawach proceduralnych związanych z postępowaniem upoważniona jest: Pani M. M., tel. (22) (...), e-mail: (…), to jednak zgodnie z ust. 21 komunikacja ustna oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej jest dopuszczalna w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia lub ofert. I co w niniejszej sprawie ważne, oświadczenia i dokumenty przekazane za pośrednictwem poczty elektronicznej nie będą uwzględniane i rozpatrywane (rozdział 11. ust. 22 SWZ). Niesporne jest, że w imieniu Odwołującego zostało przekazane odwołanie tylko z wykorzystaniem poczty elektronicznej - wiadomość została wysłana z adresu pocztowego <(...)> opisanego jako "Ł. K.". Pełnomocnik nie posłużył się zatem Platformą Marketplanet (ezamawiajacy.pl). W swej argumentacji zamawiający stwierdził, że zawiadomienie go o odwołaniu to czynność, z którą wiążą się ustawowe, istotne skutki prawne w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a w art. 61 ust. 1 Pzp mowa jest o komunikacji w postępowaniu i pojęcie "postępowania" jest ustawowo zdefiniowane w art. 7 pkt 18 Pzp, przez co należy przyjąć, że wymiana korespondencji związanej z odwołaniem między zamawiającym a wykonawcą również odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. "Niewłaściwe przekazywanie informacji o odwołaniu w postępowaniu o udzielenie zamówienia powoduje odrzucenie odwołania na podstawie art. 528 pkt 6 Pzp, co już było przedmiotem postanowień Krajowej Izby Odwoławczej KIO 3495/22; KIO 377/23." Skład orzekający nie podziela powyższej argumentacji zamawiającego. Pozostawiając na marginesie rozważania, czy czynności postępowania odwoławczego, w tym przekazanie zamawiającemu odwołania lub jego kopii, są i mieszczą się oraz w jakim zakresie należą do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego przez zamawiającego, należy wskazać na istotę obowiązku zawiadomienia zamawiającego przez odwołującego o wniesieniu odwołania. Zawiadomienie to będące kopią odwołania lub dokumentem w postaci elektronicznej, niezależnie od formy ma umożliwić zamawiającemu podjęcie czynności wymaganych od niego w razie wszczęcia postępowania odwoławczego. Treść zarzutów, żądań i argumentacja ma dojść do zamawiającego w stosownym terminie, natomiast forma ma charakter wtórny.