Przesłanka z art. 256 Pzp przyznaje zamawiającemu uprawnienie do unieważnienia postępowania, ale wyłącznie przed upływem terminu składania ofert, jeżeli wystąpiły okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania byłoby nieuzasadnione.
W niniejszej sprawie Zamawiający unieważnił postępowanie przed upływem terminu składania ofert, w związku z pytaniami, które w jego ocenie wskazywały na niejednoznaczność opisu przedmiotu zamówienia, co z kolei skutkowało koniecznością ponowienia procesu przygotowania dokumentacji przetargowej i w szczególności przeanalizowania istotnych elementów opisu przedmiotu zamówienia takich jak: wymiary powierzchni, warunki udziału, kryteria oceny ofert oraz warunki realizacji. Faktem jest, iż Zamawiający w uzasadnieniu unieważnienia postępowania dość lakonicznie przedstawił podstawy faktyczne dokonanej czynności. Jednakże dostrzeżenia wymagało, iż powoływał się tam na konieczność ponowienia procesu przygotowania dokumentacji przetargowej, a w szczególności konieczność przeanalizowania m.in. istotnego elementu opisu przedmiotu zamówienia na usługi sprzątania jakim są wymiary powierzchni. Jednocześnie w toku postępowania odwoławczego Zamawiający argumentował, iż nie dysponuje rzeczywistymi danymi co do powierzchni, które mają być objęte usługą sprzątania, a dotychczas podawane powierzchnie pozyskiwane były z dokumentacji budowlanej. Dane te straciły walor aktualności ze względu na liczne remonty i przebudowy pomieszczeń szpitala. (…) Ponadto Zamawiający twierdził, że dla pozyskania przedmiotowych danych konieczne jest przeprowadzenie kolejnego postępowania o udzielenie zamówienia, a realizacja prac związanych z inwentaryzacją potrwa ok. 5 miesięcy. Argumentacji tej Izba nie uznaje za rozszerzenie podstaw unieważnienia, gdyż nawiązuje ona wprost do tych podstaw. W tym stanie rzeczy Izba doszła do przekonania, że unieważnienie postępowania było zasadne, gdyż brak jest w opisie zamówienia istotnych danych mających wpływ na kształtowanie przez wykonawców ofert. Na fakt, iż dane te są istotne wskazują również pytania Odwołującego, które zadawał on do treści SWZ i w których domagał się podania metrażu pomieszczeń, wskazując przy tym, że podanie tych danych jest konieczne w celu zachowania zasad uczciwej konkurencji oraz zapewnienia porównywalności złożonych ofert. Ten element opisu przedmiotu zamówienia istotny jest również ze względu na przewidziane przez Zamawiającego włączenia i wyłączenia powierzchni na których wykonawca świadczy usługi.