O wyjątkowych okolicznościach związanych z ogłoszoną pandemią wirusa COVID-19, oraz o wpływie, jaki wywierają one na rynek zamówień publicznych, dyskutowaliśmy na ostatnim SpotKIO online. Na kanwie tej dyskusji powstał pomysł, aby nie tylko dzielić się z Państwem raportami z takich spotkań, ale również na bieżąco komentować aktualną zamówieniową sytuację.
Chcielibyśmy niniejszym wpisem rozpocząć cykl, w którym Martyna Lubieniecka i Marcin Kalmus - Eksperci SzuKIO.pl przedstawiali będą Państwu swoje wnioski i refleksje, w kontekście bieżących, ale jakże ważnych spraw codziennej zamówieniowej rzeczywistości. Postaramy się Państwu przedstawiać każde z omawianych zagadnień z punktu widzenia zarówno wykonawcy jak i zamawiającego. Taki dualizm stanowisk pozwoli obiektywne spojrzeć na zagadnienie, a także zrozumieć motywy i okoliczności, które wpływają na podejmowanie przez każdą ze stron określonych decyzji.
Zastanawialiśmy się między innymi, jak mogą zachowywać się zamawiający i wykonawcy w trakcie aktualnie prowadzonych postępowaniach np. czy Zamawiający powinni przesuwać termin składania ofert, albo czy Wykonawcy będą w ogóle decydowali się na złożenie oferty?
Uwzględniając poniższe rozważania, rekomendujemy w uzasadnionych przypadkach przedłużanie terminów składania ofert do czasu kiedy sytuacja zacznie się stabilizować. Zamawiający mogą przedłużać termin samodzielnie, bądź też na wniosek wykonawcy.
Sytuacja jest nieprzewidywalna i trudno nawet oszacować jej skalę. Jako Wykonawcy nie jesteśmy przecież w stanie skalkulować należycie ryzyk, co powoduje, że złożone oferty mogą być nieporównywalne.
Nikt nie ma pewności do kiedy potrwa „stan zawieszenia”, co powoduje, że Wykonawcy nie mogą w chwili obecnej przewidzieć wszystkich okoliczności, które mogą skutkować przedłużeniem terminu realizacji danej umowy.
Problemy, z jakimi borykają się obecnie Wykonawcy to przede wszystkim dostępność pracowników, którzy przebywają w domach. Na obecnym etapie trudno nawet przewidzieć iloma pracownikami może dysponować Wykonawca. Realne jest przecież ryzyko, że nawet zdecydowana większość pracowników może zostać poddana kwarantannie.
Ponadto szereg komponentów, czy towarów jest po prostu niedostępnych. Część fabryk mocno ogranicza produkcje, inne zostają zamknięte do odwołania. Podwykonawcy odmawiają wykonywania usług, bowiem borykają się także z trudnościami związanymi z występowaniem COVID-19. Pozamykane są także granice, co z kolei powoduje problem z osobami niezbędnymi do realizacji zamówienia. Znacząco ograniczona jest także praca urzędów, co może generować problemy z decyzjami administracyjnymi.
Z pewnością w każdym realizowanym zamówieniu skala przypadków będzie inna, być może nie będzie zawierała pełnego spektrum problemów, jednakże w każdym, sytuacja będzie nieprzewidywalna.
Zamawiający powinni się zastanowić, czy zaproponowany przez nich termin jest realny oraz czy w ogóle możliwe jest zrealizowanie obecnie zamówienia. Wykonawcy mogą złożyć wszak nieporównywalne oferty, działając w oparciu o obecną sytuację, a potem znów okoliczności mogą się zmienić. Czy wtedy Wykonawcy mogą mieć roszczenia wobec Zamawiających? Przecież szacowali ofertę w zupełnie innych warunkach?
Problem, który poruszasz, dotyczy również zamawiających. Tak samo jak Wykonawca rozważa, czy złożyć ofertę, Zamawiający zastanawiają się nad wszczynaniem nowych postępowań. Budżety od dawna były konstruowane na granicy ostrożnościowego progu zadłużenia. W sytuacji gdy koniecznie jest przeznaczenie środków na walkę z koronawirusem, niezbędna może okazać się weryfikacja zasadności realizacji niektórych zamówień. Mowa tu zarówno o nowych postępowaniach jak i tych, w których cena najkorzystniejszej oferty przekracza możliwości finansowe zamawiającego.
Wracając jednak do tematu uwzględniania wniosków o zmianę termu składania ofert. Oczywiście jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie nie ma i być nie może. Zawsze należy odnosić się do okoliczności danego postępowania. Sytuacja zmienia się jednak na tyle dynamicznie, że przedłużanie terminu składania ofert wydaje się rozwiązaniem bardzo rozsądnym, dającym czas obydwu stronom na podjęcie jak najbardziej racjonalnych działań.
Nie możemy również zapominać o ogólnej zasadzie wyrażonej w art. 9a ust. 1 Pzp, zgodnie z którą, zamawiający wyznaczając terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, uwzględnia złożoność zamówienia oraz, w przypadku ofert, czas potrzebny na ich sporządzenie. Czas ten, w zaistniałych okolicznościach, jest wszak potrzebny Wykonawcy nie tylko na wycenę zamówienia sensu stricto, ale również po to, by skalkulować należycie ryzyka związane z rozprzestrzeniającą się pandemią (czy jest w stanie przewidzieć skalę problemów kadrowych, logistycznych czy zaopatrzeniowych).
Nie możemy zapominać o tym, że w procesie udzielania zamówień zawsze mamy dwie strony, które powinny dążyć do współpracy na zasadzie win-win. Postulat ten nabiera szczególnego znaczenia zwłaszcza w tak szczególnych okolicznościach, w jakich przyszło nam teraz żyć i pracować.
Zamawiający, udzielając zamówień publicznych, powinni dążyć i dołożyć wszelkich starań, by w efekcie ogłoszonego postępowania otrzymać rzetelne i porównywalne oferty. Na działania takie składa się wiele elementów. Do najważniejszych z nich możemy zaliczyć organizację procesu przetargowego (w tym wyznaczenie realnych terminów składania i otwarcia ofert), należycie przygotowany opis przedmiotu zamówienia, ustalenie warunków udziału w sposób proporcjonalny czy w końcu ustalenie kryteriów oceny ofert, które pozwalają wybrać ofertę rzeczywiście najkorzystniejszą w zestawieniu z obiektywnymi potrzebami zamawiającego. Wszak tylko oferty, które zostały sporządzone w oparciu o taki sam zestaw informacji i wymagań mogą być ze sobą skutecznie porównywane. W przypadku gdy Zamawiający nie ma pewności czy oferty są porównywalne, bardzo łatwo o ich nienależytą ocenę i wybór oferty obiektywnie wcale nie najkorzystniejszej.
Przetestuj działanie SzuKIO.
Jeżeli korzystasz z wersji bezpłatnej lub nie masz jeszcze konta:
radca prawny w dużej firmie budowlanej, moderator i ekspert SzuKIO
Radca prawny z wieloletnią praktyką w obszarze zamówień publicznych, Były pracownik Urzędu Zamówień Publicznych, trener i szkoleniowiec. Praktyk, ale przede wszystkim pasjonatka zamówień publicznych. Obecnie pracownik jednej z większych firm na rynku budowlanym, którą reprezentuje przed Krajową Izbą Odwoławczą oraz w sądach w sprawach z zakresu zamówień publicznych. Autorka wielu publikacji z zakresu zamówień publicznych.Członkini Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych.
Kontakt: martyna.lubieniecka @ op.pl lub 609 286 519
Konsultant ds. zamówień publicznych, moderator i ekspert SzuKIO.pl
Praktyk, posiadający od 2006 r. doświadczenie w udzielaniu zamówień klasycznych oraz sektorowych, specjalizujący się w elektronicznych trybach udzielania zamówień. Członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych.
Kontakt: marcin.kalmus @ szukio.pl lub 793 991 891
Przetestuj działanie SzuKIO.
Jeżeli korzystasz z wersji bezpłatnej lub nie masz jeszcze konta:
Od 1 stycznia 2024 r. - 1 euro = 4,6371 zł
Dyskusja:
Ten wpis nie ma jeszcze komentarza. Masz coś do dodania, pytanie albo chcesz po prostu wyrazić swoją opinię? Śmiało :)