Blog Marcin Kalmus

Raport ze SpotKIO – Warszawa 17.01.2019r.

2019-03-19 – Marcin Kalmus komentarze (0)

Główne tematy: kwalifikowane podpisy elektroniczne i forma dokumentów elektronicznych

Spotkanie rozpoczął Maciej Tomaka, Dyrektor Zarządzający SzuKIO.pl wyjaśniając uczestnikom techniczne aspekty działania kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Wstęp ten przybliżył nam tę trudną tematykę i ułatwił dyskusję o zakresie i sposobach weryfikacji podpisów kwalifikowanych, jakimi opatrzone zostają dokumenty składane w toku postępowania przetargowego.

Kolejny temat, który zdominował dalszą część dyskusji, został wywołany i zaprezentowany przez Pana Dariusza Pełkę. Dotyczył form i sposobów sporządzenia dokumentów w postępowaniach, w których obowiązuje już pełna elektronizacja (zamówienia o wartości równej lub przekraczającej tzw. progi unijne). Poniżej, w oparciu o materiał przygotowany przez Pana Dariusza, przedstawię stanowisko, jakie zajęli uczestnicy w zakresie omawianych dokumentów:

1. Dokument wygenerowany w programie komputerowym i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym (sporządzony na komputerze i w żaden dalszy sposób nieprzetworzony)

Ta sytuacja nie budziła wątpliwości i zgodnie uznano, że jest to dokument wytworzony w postaci elektronicznej i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a więc oryginał dokumentu elektronicznego.

2. Dokument wygenerowany w programie komputerowym, a następnie wydrukowany, wypełniony i podpisany odręcznie (czyli zachowujący formę pisemną), a następnie zeskanowany i skan podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W trakcie dyskusji rozważaliśmy trzy różne możliwości dotyczące takiego dokumentu (w zależności od tego, kto jest autorem pierwotnym dokumentu oraz kto złożył podpis na dokumencie papierowym, a kto na elektronicznym):

Sytuacja 1 - dokument, na którym na wydruku podpisuje się osoba uprawniona, następnie taki dokument zeskanowano do pliku elektronicznego i ponownie został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez tą samą osobę uprawnioną.

Ocena takiego dokumentu wzbudziła największe kontrowersje. Zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej zaprezentowanym w Wyroku z dnia 2019-01-04, KIO 2611/18 jest to kopia dokumentu, potwierdzona podpisem elektronicznym za zgodność z oryginałem:

"Jak wynika z powyższego, normodawca wielokrotnie i konsekwentnie nazywał skan dokumentu stworzonego pierwotnie w formie pisemnej "elektroniczną kopią", zaś złożony na tej kopii podpis - poświadczeniem kopii "za zgodność z oryginałem". Powyższe prowadziło do jednoznacznego wniosku, że sporządzona przez odwołującego elektroniczna kopia oferty nie była jej oryginałem. Istniała bowiem w naturze i w posiadaniu odwołującego oryginalna oferta sporządzona w wersji pisemnej i opatrzona własnoręcznym podpisem prezesa zarządu odwołującego"

źródło: https://szukio.pl/fragmenty/2584
fraza wyszukiwania: elektroniczna kopia dokumentu

Zdaniem uczestników SpotKIO, z przepisów PZP w szczególności z art. 10a ust. 5 Pzp nie wynika nakaz sporządzenia i przekazania oferty w oryginale, ani tym bardziej zakaz istnienia oryginału w innych formach niż elektroniczna. W dyskusji wskazywano rozstrzygnięcia sądów administracyjnych, jakie zapadły w następujących sprawach:

  • Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 2017-01-31, III SA/Wa 3380/15

"Porównując znaczenie dokumentu tradycyjnego w stosunku do dokumentu elektronicznego można powiedzieć, że w punktu widzenia informatycznego, stanowi dane które są zapisywane na dowolnym nośniku przechowywanym za pomocą odpowiedniego oprogramowania z zachowaniem możliwości edycji, kopii. Natomiast zgodnie z art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji podmiotów publicznych dokumentem elektronicznym jest zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisywany na nośniku informatycznym. Informatycznym nośnikiem jest urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danego pliku. W praktyce oznacza to, że dokument elektroniczny stanowi plik komputerowy. Powyższy przepis również stanowi, iż wydruk komputerowy może również być traktowany jako dokument elektroniczny, pod warunkiem, że zastosowano w nim podpis elektroniczny. Z przedstawionego przepisu jasno wynika, że jednym z elementów decyzji musi być podpis. W polskim systemie prawnym obowiązuje zasada równoważności sygnatury tradycyjnej i elektronicznej - została ona ustanowiona w art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym. Przepis ten stanowi, że "dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej". Tak więc, skoro z przepisów szczególnych nie wynika, że decyzja powinna być sporządzona na piśmie, to należy przyjąć, że sygnowanie jej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem jest spełnieniem wymogu złożenia podpisu. Mając powyższe rozważania na uwadze, kopia decyzji papierowej, tak jak to miało miejsce w niniejszej sprawie, zapisana w formie pliku pdf nie jest decyzją wydaną w formie elektronicznej, ponieważ nie zawierała podpisu elektronicznego osoby upoważnionej do jej podpisania, czyli Dyrektora UKS w L. . Nie można za taki podpis uznać podpisu elektronicznego inspektora kontroli skarbowej, który podpisał podpisem elektronicznym pismo przewodnie z załącznikami pdf zeskanowanej formy pisemnej decyzji podpisanej tradycyjnie przez Dyrektora UKS w L."

źródło: https://szukio.pl/fragmenty/2587
fraza wyszukiwania: dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi.

Na powyższą ocenę miał zatem wpływ fakt, że skan decyzji wydanej w formie pisemnej nie został opatrzony przez osobę uprawnioną kwalifikowanym podpisem, a jedynie przez pracownika sporządzającego decyzję. Można zatem a contrario przyjąć, że gdyby taki podpis kwalifikowany został złożony przez Dyrektora UKS, to decyzja zostałaby uznana za prawidłową.

  • Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 2016-03-01, II SA/Po 75/16

"Również forma decyzji z dnia [...] 2015 r. spełniała niezbędne wymogi dla uznania jej za dokument elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2014 r. poz. 1114, z późn. zm.), zgodnie z którym dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. W ocenie Sądu sporządzenie pisma przewodniego spełniającego wymogi tego przepisu oraz wydanego na podstawie art. 16 ust. 3 powołanej ustawy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2015 r., poz. 971 - dalej: rozporządzenie wykonawcze) i dołączenie do niego zdigitalizowanej postaci decyzji w formie pliku pdf, spełnia wymogi ustawowe, o których mowa w art. 3 pkt 2 i art. 16 ust. 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Należy podkreślić, że art. 16 ust. 1 tej ustawy stanowi, że podmiot publiczny, organizując przetwarzanie danych w systemie teleinformatycznym, jest obowiązany zapewnić możliwość przekazywania danych również w postaci elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do jego zakresu działania, wykorzystując informatyczne nośniki danych lub środki komunikacji elektronicznej. Zatem przekazywanie danych w ten sposób nie zastępuje, a jedynie funkcjonuje obok drogi tradycyjnej, tj. przekazywania dokumentów papierowych osobiście lub pocztą tradycyjną. W konsekwencji nie sposób przepisów powołanej ustawy oraz rozporządzenia wykonawczego (Rozdział 3 Sposób sporządzania dokumentów elektronicznych - § 17-24) w postaci elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych (definiowanych w art. 3 pkt 2) rozumieć w ten sposób, że organ, który wytworzył już pismo w postaci tradycyjnej - papierowej, obowiązany byłby bezwzględnie również do stworzenia drugiego oryginału takiego pisma w postaci elektronicznej. Istotne w niniejszej sprawie jest to, że skierowane do strony za pomocą platformy ePUAP pismo przewodnie, do którego została dołączona zdigitalizowana w formacie pdf (zapewniającym brak możliwości nieuprawnionej ingerencji w treść takiego dokumentu) decyzja o sprzeciwie z dnia [...] 2015 r., zostało opatrzone przez uprawnioną osobę podpisem elektronicznym. W tych warunkach Sąd podziela stanowisko Wojewody, że przesłanie decyzji w formie "podpisanego elektronicznie skanu dokumentu" nie jest błędem stanowiącym o nieskuteczności doręczenia przedmiotowego rozstrzygnięcia, a co za tym idzie o braku wywołania skutku prawnego."

źródło: https://szukio.pl/fragmenty/2590
fraza: podpisanie przez uprawnioną osobę podpisem elektronicznym

Uwzględniając powyższe stanowiska uczestnicy uznali, iż nie zgadzają się z rozstrzygnięciem, jakie zapadło przed Krajową Izbą Odwoławczą i skan oferty sporządzonej w formie pisemnej, następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby uprawnionej powinien być uznany z prawidłowy dokument.

Sytuacja 2 - dokument, na którym na wydruku podpisuje się osoba nieuprawniona (np. pracownik przygotowujący ofertę, radca prawny itp.), następnie taki dokument zeskanowano do pliku elektronicznego i został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną.

Sytuacja 3 - dokument, na którym na wydruku nie podpisuje się żadna osoba, następnie taki dokument zeskanowano do pliku elektronicznego i został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną.

Zarówno w Sytuacji 2, jak i 3 uczestnicy nie mieli wątpliwości co do uznania takich dokumentów za prawidłowe, jako oryginały.

3. - Dokument w oryginale sporządzony w formie pisemnej, ale pochodzący od innego podmiotu (np. referencje), następnie taki dokument zeskanowano do pliku elektronicznego i został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną.

Zdaniem uczestników to kopia dokumentu potwierdzona podpisem kwalifikowanym za zgodność z oryginałem.

4. - Dokument wygenerowany w programie komputerowym i podpisany podpisem elektronicznym, a następnie umieszczony w folderze z innymi dokumentami (np. skanami referencji podpisanymi odręcznie przez wystawcę). Folder został skompresowany i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Również takie działanie jest zdaniem uczestników dopuszczalne i taki plik należy uznać za prawidłowo podpisany.

5. - Dokument wygenerowany w programie komputerowym, ale niepodpisany podpisem elektronicznym, a następnie umieszczony w folderze z innymi dokumentami (np. skanami referencji podpisanymi odręcznie przez wystawcę). Folder został skompresowany i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zdaniem uczestników takie działanie jest dopuszczalne. W trakcie dyskusji podnoszono, że umieszczanie dokumentów w folderze można porównać do działań na zbiorach matematycznych. Jeżeli zatem zbiór „Folder” ma określoną cechę (został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym) to również wszystkie elementy tego zbioru (dokumenty zawarte w folderze) mają tą samą cechę, a więc zostają podpisane.

Możemy to również zobrazować, wykorzystując (w bardzo, bardzo dużym uproszczeniu) system dwójkowy (binarny) służący w informatyce do zapisywania danych.

Jeśli mamy dokument A którego zapis danych w systemie binarnym wygląda następująco 0101, oraz dokument B o zapisie 1010, to umieszczając je w jednym folderze otrzymamy zbiór informacji 01011010 – jeżeli opatrzymy podpisem kwalifikowanym taką informacje zbiorczą to mamy pewność że wszystkie składowe również zostały podpisane. Podpis kwalifikowany gwarantuje nam wszak, że żadne z 0 i 1 składających się na informację zbiorczą nie zmieniło się, a zatem cała informacja jest dokładnie taka jaką ją podpisano. W trakcie dyskusji próbowano porównywać folder do koperty do której pakujemy ofertę, ale nie jest to najwłaściwsze porównanie. Wszak od strony informatycznej sam folder też jest określonym zbiorem informacji i jako takie, informacje te są objęte podpisem elektronicznym.

Uczestnicy zajmując powyższe stanowisko, opierali się również na postanowieniach Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającego standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia. Otóż w Załączniku nr 1 możemy przeczytać, że:

"Co się tyczy podpisu(-ów) na jednolitym europejskim dokumencie zamówienia, należy zauważyć, że podpis na tym dokumencie może nie być konieczny, jeżeli dokument ten jest przesyłany jako część zestawu dokumentów, których autentyczność i integralność jest zapewniona dzięki wymaganemu(-ym) podpisowi(-om) na środkach przekazu (15)."

Ciekawa jest również analiza przypisu nr 15 referującego do przytoczonego wyżej fragmentu:

"15. Na przykład: jeżeli oferta i towarzyszący jej jednolity europejski dokument zamówienia w procedurze otwartej są przesyłane przy pomocy wiadomości e-mail opatrzonej podpisem elektronicznym wymaganego rodzaju, to dodatkowy(-e) podpis(-y) na jednolitym europejskim dokumencie zamówienia może (mogą) nie być konieczny(-e). Stosowanie podpisu elektronicznego na jednolitym europejskim dokumencie zamówienia może również nie być konieczne, jeżeli dokument ten jest zintegrowany z platformą elektronicznych zamówień publicznych, a do korzystania z tej platformy wymagane jest uwierzytelnianie elektroniczne."

Zróbcie mały test ;)

W tym miejscu zaproszę Państwa do zrobienia krótkiego testu. Być może okaże się, że nie wszystko to co widzimy na ekranie komputera, jest tym czym nam się na pozór wydaje…. Wyniki pewnie Was zaskoczą - mnie przynajmniej zaskoczyły.

Test ten uzmysłowi Wam również, jak bardzo musi się zmienić nasze podejście do dokumentów elektronicznych i że przekładanie na nie zasad jakimi rządziły się dokumenty papierowe nie zawsze będzie właściwe.

Np. najbardziej oczywistą, a wynikającą z właściwości dokumentu elektronicznego różnicą, jest to że może on występować w nieskończonej liczbie „oryginałów”. Przecież, dopóki zapisując plik w nowych lokalizacjach nie zmienimy ani jednego z 0 i 1 to cały czas mamy ten sam zestaw oryginalnie wytworzonych informacji, a wiec „oryginał” dokumentu elektronicznego. Mówiąc wprost - możemy "oryginał" duplikować* tyle razy, ile starczy nam miejsca na dysku. Z dokumentami w formie pisemnej nie do pomyślenia, prawda?

* specjalnie nie użyłem słowa "kopiować",aby nie wprowadzać pojęcia, które na gruncie informatycznym i prawniczym ma inne zanczenie. Na gruncie informatycznym kopiowanie pliku oznacza utworzenie jego oryginału w innej lokalizacji zapisu lub pod inną nazwą, przy czym nie ma znaczenia czy dokonuje tej operacji osoba będąca wystawcą dokumentu,czy też jakakolwiek inna. Na gruncie prawniczym kopiowanie oznacza utworzenie kopii dokumentu oryginalnego, a wiec jedynie odwzorowanie jego treści.

Wracając do testu - utwórzcie dowolny plik Word z rozszerzeniem .docx np. test.docx (a więc w najnowszym domyślnie stosowanym formacie plików Word) i zapiszcie go na pulpicie. Teraz zmieńcie rozszerzenie tego pliku na .zip, otrzymamy zatem test.zip (system pewnie ostrzeże Was, że taka zmiana rozszerzenia może spowodować że plik nie będzie się nadawał do użytku, ale należy to zignorować). Teraz otwórzcie ten plik w dowolnym programie obsługującym pliki .zip np. "7zip". Cóż ukazało się Waszym oczom? Jeśli się komuś nie udało, rozwiązanie i podsumowanie testu znajdziecie na końcu wpisu.

6. - Dokument wygenerowany w programie komputerowym i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie umieszczony w folderze z innymi dokumentami (np. skanami referencji podpisanymi odręcznie przez wystawcę). Folder został skompresowany i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Uczestnicy, podobnie jak w poprzednim przypadku uznali takie działanie za prawidłowe i dopuszczalne.

7. - Dokument wygenerowany w programie komputerowym i podpisany przez osobę uprawnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie jeszcze raz podpisany przez tę samą osobę podpisem elektronicznym.

A czy ktoś miałby wątpliwości co do ważności dokumentu papierowego, jeżeli Prezes Zarządu podpisał się na nim dwa razy? Takich wątpliwości nie mieli również uczestnicy spotkania uznając, że jest to działanie dopuszczalne.

Wynik testu

Po prawidłowej zmianie rozszerzenia z .docx na .zip i otworzeniu takiego pliku programem obsługującym pliki skompresowane okazuje się, że to co widzimy na ekranie komputera jako jeden plik, tak naprawdę jest folderem skompresowanym zawierającym w sobie uporządkowaną strukturę katalogów w których zamieszczono pliki z informacjami o treści dokumentu, jego formatowaniu, czy zamieszczonych innych elementach np. grafikach itp.

Zatem od strony informatycznej plik Word jest folderem skompresowanym! I jako taki może być skutecznie podpisywany jednym podpisem kwalifikowanym (nie trzeba w nim podpisywać odrębnie plików składowych). Dlaczego zatem nie miałoby być dopuszczalne podpisywanie jednym podpisem wszystkich plików zawartych w folderze skompresowanym?

Przeglądanie posta tylko dla zalogowanych.

Zgodnie z RODO możesz kwestionować przetwarzanie, domagać się dostępu i przeniesienia danych osobowych oraz wnieść skargę do UODO.

Nie pamiętasz hasła? Odzyskaj hasło

konto bezpłatne, bezterminowo
- dostęp do bloga, powiadomienia e-mail, bezpłatne limity w usługach,
- 5 bezpłatnych dokumentów w miesiącu (oprócz premium)

Zgodnie z RODO możesz kwestionować przetwarzanie, domagać się dostępu i przeniesienia danych osobowych oraz wnieść skargę do UODO.

Masz pytania? zadzwoń: 34 343 50 28

Dyskusja:

Ten wpis nie ma jeszcze komentarza. Masz coś do dodania, pytanie albo chcesz po prostu wyrazić swoją opinię? Śmiało :)

Anonim. Zaloguj się aby się podpisać.

Nie znasz SzuKIO?

Przetestuj działanie SzuKIO.

Jeżeli korzystasz z wersji bezpłatnej lub nie masz jeszcze konta:

Sprawdź DEMO.

Marcin Kalmus

Marcin Kalmus

Konsultant ds. zamówień publicznych, moderator i ekspert SzuKIO.pl

Pasjonat zamówień publicznych, zajmujący się nimi od 2006 r. Reprezentuje głównie Zamawiających z sektora samorządowego (zarządzanie zielenią miejską / inwestycje infrastrukturalne), dla których przeprowadził już ponad 1700 postępowań przetargowych. Specjalizuje się w elektronicznych trybach udzielania zamówień oraz szeroko pojętej elektronizacji zamówień. Autor szeregu publikacji z tej tematyki. Prowadzi również blog poświęcony zamówieniom publicznym. Od 2016 r. współpracuje z serwisem SzuKIO.pl jako konsultant ds. zamówień publicznych, udzielając porad klientom serwisu, a także odpowiada za jego rozwój merytoryczny. Członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych.

Kontakt: marcin.kalmus @ szukio.pl lub m.kalmus @ e-zam.pl lub 514-126-966

Nie znasz SzuKIO?

Przetestuj działanie SzuKIO.

Jeżeli korzystasz z wersji bezpłatnej lub nie masz jeszcze konta:

Sprawdź DEMO.

Nowości na blogu:

Od 1 stycznia 2024 r. - 1 euro = 4,6371 zł

Nowy kurs złotego w stosunku do euro i nowe progi unijne. 2023-12-12 » Ilona Zalewska

Zmiana rozporządzenia ws. "dokumentów" 2023-09-20 » Ilona Zalewska

Oferta pracy w SzuKIO orzecznictwo 2022-11-10 » Maciej Tomaka

Zmiany w ustawie Prawo zamówień publicznych. 2022-10-26 » Ilona Zalewska

Planowane zmiany ustawy Prawo zamówień publicznych. 2022-10-03 » Ilona Zalewska

Polecane

Roczne sprawozdanie a zamówienia związane z przeciwdziałaniem COVID-19 2021-01-28 » Ilona Zalewska