W postępowaniach prowadzonych w „progu unijnym”, w których pełna komunikacja elektroniczna jest obowiązkowa lub tych w „progu krajowym”, w których zamawiający dopuścił taką możliwość, dokumenty i oświadczenia wykonawcy odpowiednio składają / mogą składać w postaci elektronicznej.

Jednym z dokumentów potwierdzających brak podstaw do wykluczenia jest zgodnie z § 5 pkt 1 Rozporządzenia w spr. dokumentów[1] informacja z Krajowego Rejestru Karnego. Dokument ten potwierdza brak podstaw do wykluczenia w zakresie obligatoryjnych przesłanek wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 Pzp oraz, w zakresie, w jakim zamawiający w danym postępowaniu przewidział przesłanki fakultatywne, o których mowa w art. 24 ust. 5 pkt 5 i 6 Pzp.

[1] Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia

Jak wydawana jest Informacja z KRK w formie elektronicznej

W dobie powszechnego dostępu do Internetu coraz więcej spraw możemy załatwić nie wychodząc z domu. Jedną z nich jest właśnie uzyskanie informacji o niekaralności. Regulują to przepisy ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie:

Ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym:

art. 20 ust. 3 Informację o osobie oraz informację o podmiocie zbiorowym doręczane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do ich wydania.

art.21a. Minister Sprawiedliwości określi, w drodze rozporządzenia, tryb udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych, udzielanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, mając na uwadze konieczność zapewnienia sprawnego udzielania informacji oraz zabezpieczenia przed uzyskaniem danych z Rejestru przez osoby nieuprawnione.

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2014 r. w sprawie trybu udzielania z Krajowego Rejestru Karnego informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego:

§ 3 ust. 1 Informacji z KRK oraz informacji z rejestru karnego państwa obcego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udziela się przez elektroniczną platformę usług Ministerstwa Sprawiedliwości umożliwiającą złożenie zapytania lub wniosku, otrzymanie informacji z KRK lub informacji z rejestru karnego państwa obcego oraz składanie i doręczanie innych pism w postępowaniu toczącym się na podstawie zapytania lub wniosku, zwaną dalej „e‑Platformą”

§ 13.1. Informacja z rejestru karnego państwa obcego niebędącego państwem członkowskim Unii Europejskiej jest przekazywana jako załącznik do pisma sporządzonego w formacie XML, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu

Jak wynika z powyższego, jeżeli zdecydujemy się załatwić taką sprawę elektronicznie, to złożenie wniosku o wydanie oraz uzyskanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego jest możliwe tylko i wyłącznie poprzez „e-Platformę” Ministerstwa Sprawiedliwości. Platforma ta jest dostępna pod adresem https://ekrk.ms.gov.pl/ep-web.

Aby złożyć wniosek, niezbędne jest zarejestrowanie się na „e-Platformie”, natomiast sam wniosek musi zostać podpisany bądź to kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też profilem zaufanym. Informacja z Krajowego Rejestru Karnego wydawana jest jako dokument elektroniczny w formacie XML opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

XML (za Wikipedią) – (ang. Extensible Markup Language, w wolnym tłumaczeniu Rozszerzalny Język Znaczników) – to uniwersalny język znaczników przeznaczony do reprezentowania różnych danych w strukturalizowany sposób. Jest niezależny od platformy, co umożliwia łatwą wymianę dokumentów pomiędzy heterogenicznymi (różnymi) systemami.
Dokument XML nie precyzuje, w jaki sposób mają być wyświetlane zawarte w nim dane, dlatego próby otwierania go zakończą się wyświetleniem pliku tekstowego. Tekst ten jednak jest mało czytelny i znacznie wygodniejsze jest korzystanie z rozwiązań oferujących „wizualizację” danych, czyli wyświetlenie ich na ekranie komputera w postaci zawierającej formatowanie tekstu, pola, tabele itp., a więc znacznie przyjaźniejszej.

Również „e-Platforma” oferuje funkcjonalność „wizualizacji” KRK w formacie XML, dzięki czemu na ekranie komputera otrzymujemy widok do złudzenia przypominający dokument, który otrzymalibyśmy w postaci papierowej.

Informacja z KRK w zamówieniach publicznych

Zgodnie z § 14 ust. 2 Rozporządzenia w spr. dokumentów:

Dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu, składane są w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem.

Jak już wyżej wyjaśniłem, informacja z KRK wydawana jest w formacie XML, a plik taki opatrzony jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Powstaje zatem pytanie, czy jest możliwe i skuteczne prawnie przesłanie zmawiającemu elektronicznej kopii takiego dokumentu elektronicznego. Możemy wszak w łatwy sposób „zwizualizować” dokument, a z wyświetlonego na ekranie podglądu zrobić „printscreen”, czyli zrzut ekranu. Zapisać go jako plik graficzny i własnym podpisem elektronicznym poświadczyć za zgodność z oryginałem[2] widzianym na ekranie.

[2] § 14 ust. 4 Rozporządzenia w spr. dokumentów

Niestety działanie takie nie jest dopuszczalne, dlatego że nie poświadczamy za zgodność z oryginalnym dokumentem, ale jedynie z jego wizualizacją, która przecież jako taka przymiotu oryginału dokumentu elektronicznego nie ma. Dodatkowe potwierdzenie takiego stanowiska znajdziemy również na stronie głównej „e-Platformy”. Zawarto tam między innymi następującą informację:

„Wydany dokument ma postać pliku XML, który można zapisać na informatycznym nośniku danych (np. pamięć USB, płyta CD, DVD). Wizualizacja zaświadczenia możliwa jest przy wykorzystaniu funkcjonalności e-KRK. Wydruk nie jest dokumentem.”

Jak prawidłowo złożyć uzyskaną elektronicznie informację z KRK

Wykonawca zobowiązany jest przesłać zamawiającemu otrzymany plik XML wraz z plikiem podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej do wystawienia informacji. Tylko taki dokument jest dokumentem oryginalnym i może być skutecznie składany w toku postępowania o udzielnie zamówienia publicznego.