Plan postępowań o udzielenie zamówień - art. 13a Pzp

2017-12-06 – Marcin Kalmus komentarze (7)

Porady praktyczne dotyczące zasad sporządzania planu postępowań

plan-postepowan-o-udzielenie-zamowien-art-13-a-pzp

Wielkimi krokami zbliża się koniec roku 2017, a więc pierwszego roku w którym zamawiający z sektora finansów publicznych zobowiązani byli sporządzić i opublikować plany postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. U większości tych Zamawiających niebawem uchwalone zostaną budżety lub przyjęte plany finansowe na rok 2018, a zatem zmaterializuje się obowiązek o którym mowa w art. 13a Pzp.

Ponad rok temu na Blogu SzuKIO.pl informowałem Państwa o nowym obowiązku sporządzania planów zamówień nałożonym na Zamawiających nowelizacją Pzp która weszła w życie z 22 czerwca 2016 r. Przepisy Pzp w tym zakresie nie uległy zmianie, dlatego po więcej informacji dotyczących terminów, zakresu przedmiotowego i podmiotach zobowiązanych do sporządzania planu odsyłam do wpisu „Planowanie zamówień”. W niniejszym wpisie, pozwolę sobie podzielić się kilkoma praktycznymi refleksjami, jakie nasunęły mi się po roku pracy z takim planem:

1. Zasady sporządzania planu postępowań

a) Plan postępowań musi obejmować wszystkie zamówienia, które będą realizowane w procedurach Pzp.

Aby ustalić które z zamówień będą realizowane w procedurach Pzp - w szczególności u Zamawiających o rozbudowanej strukturze (gdzie tożsame zamówienia mogą wystąpić w różnych komórkach organizacyjnych), niezbędne jest ujęcie w planie wszystkich zamówień bez względu na wartość. Następnie należy dokonać agregacji zamówień mając na uwadze postanowienia art. 5b – f Pzp oraz art. 32-35 Pzp. Pomocna może być tu szczególnie Opinia UZP „Szacowanie wartości i udzielanie zamówień, w tym zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej”

"Dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami jak podobieństwo przedmiotowe i funkcjonalne zamówienia (kryterium to powinno prowadzić do wyodrębnienia nie tylko zbliżonych przedmiotowo zamówień, ale także zamówień, które mimo braku przedmiotowego podobieństwa tworzą funkcjonalną całość), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie, ewentualnie możliwość realizacji zamówienia w tym samym czasie) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Innymi słowy konieczne jest ustalenie czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę. Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwym jego nabycie u tego samego wykonawcy (np. zakup mebli i sprzętu komputerowego). W przeciwnym wypadku, tzn. gdy udzielane zamówienia mają to samo przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy należy uznać, iż mamy do czynienia z jednym zamówieniem. Przy czym dla przyjęcia powyższej oceny nie ma istotnego znaczenia ustalenie źródeł finansowania danego zamówienia. Jeżeli zatem w tym samym czasie możliwe jest udzielenie podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie zamówienia, które może być wykonane przez jednego wykonawcę, mamy do czynienia z jednym zamówieniem, bez względu na fakt, czy jest ono finansowane przez zamawiającego z jednego, czy też z kilku różnych źródeł (np. z wykorzystaniem środków pochodzących z programów finansowanych ze środków UE). Wartość tak określonego zamówienia należy oszacować zgodnie z postanowieniami art. 32-35 ustawy PZP.

Dla ustalenia, iż w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, istotne są okoliczności istniejące w chwili wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający przystępując zatem do szacowania wartości zamówienia powinien ustalić z należytą starannością planowaną liczbę usług, dostaw, czy też robót budowlanych tego samego rodzaju, które zamierza nabyć i oszacować ich łączną wartość, niezależnie od tego czy zamierza je nabyć jednorazowo w ramach jednego postępowania, czy też sukcesywnie w ramach odrębnych postępowań. Jeżeli potrzeba udzielenia określonego zamówienia ujawni się dopiero po udzieleniu innego zamówienia podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie, to w tym przypadku nie mamy do czynienia z nieuprawnionym dzieleniem zamówienia z uwagi na fakt, iż brak jest tożsamości czasowej takich zamówień. "

Dopiero po dokonanej agregacji zamówień możemy ustalić, które z nich przekroczą próg bagatelności (art. 4 pkt 8 Pzp), który obecnie wynosi 30 000 euro, a zatem niezbędne będzie umieszczenie ich w planie postępowań.

b) Należy dokonać szczegółowej analizy zamówień z obecnego planu, a także zamówień nowych (nieplanowanych – pojawiających się trakcie roku) pod kątem możliwości ich wystąpienia również w następnym roku.

Np. jeśli w tym roku zakupiliśmy licencję na dostęp do systemu informacji prawnej, a system ten spełnia nasze oczekiwania i chcemy dalej z niego korzystać, to w planie na przyszły rok należy przewidzieć takie zamówienie.

2. Co z zebranymi zamówieniami, których wartość nie przekracza 30 tys. euro?

Jak wcześniej wspominałem tworząc plan postępowań należy zebrać wszystkie zamówienia bez względu na ich wartość (po to by ustalić, które z nich przekroczą próg bagatelności). Może się jednak okazać, że całkiem spora liczba zamówień tego progu nie przekroczy. Warto jednak na ich podstawie sporządzić plan zamówień podprogowych. Jego zastosowania mogą być różne, począwszy od funkcji sprawozdawczo-kontrolnych, aż po ustalanie wartości zamówień nowych (nieplanowanych), które pojawiają się w trakcie roku.

Przykład: W planie zamówień podprogowych mamy zgłoszone zamówienia o wartości 100 000 PLN netto. W czerwcu pojawiło nam się nowe tożsame zamówienie o wartości również 100 000 PLN. Badamy, zatem czy zamówienia planowane zostały zrealizowane i okazuje się, że część z nich już faktycznie wykonano, ale pozostały nam jeszcze do realizacji zamówienia na kwotę 50 000 PLN. Zatem ustalona wartość naszego zamówienia nowego opiewa na 150 000 PLN i w trybie adekwatnym do ustalonej wartości powinniśmy go udzielić.

3. Czy plan postępowań podlega aktualizacji?

Za słownikiem PWN, Plan to między innymi:

  • «to, co się zamierza zrobić»,
  • «szkic, układ czegoś»,
  • «porządek zajęć lub czynności przewidzianych do wykonania».

Jak jasno z tego wynika, plan to pewien zbiór zamierzeń, które na etapie realizacji mogą i zazwyczaj ulegają zmianom. Powstaje zatem pytanie czy jesteśmy zobowiązani do aktualizowania informacji w planie, gdy wiemy że nie przystają one do realiów udzielanego zamówienia bo np. zamówienia nie udzielimy w IV, ale już w III kwartale.

Z ustawy Pzp nie sposób wyczytać obowiązku aktualizacji planu, jednak praktyka zamawiających w tym zakresie jest różna. Są zamawiający którzy po zamieszczeniu planu postępowań „zapominają” o nim i do końca obowiązywania plan pozostaje na stronie w postaci pierwotnej.

Biorąc pod uwagę cel wprowadzenia przez ustawodawcę obowiązku sporządzania i publicznego udostępniania planu, jakim jest poinformowanie wykonawców o zamierzeniach zamawiającego, tak by z wyprzedzeniem mogli planować swoje działania na rynku zamówień publicznych, część zamawiających aktualizuje plan na bieżąco. Nie ukrywam, że osobiście zaliczam się również do tej grupy. Choć w mojej ocenie aktualizacja planu powinna dotyczyć wyłącznie istotnych informacji np. jeśli pierwotnie ustalona wartość zamówienia zmieni się o kwotę, która przesądzałaby o np. o zastosowaniu procedury unijnej, a nie krajowej.

4. Jak sporządzać plan – arkusz kalkulacyjny vs. wyspecjalizowane oprogramowanie

Odpowiedź na to pytanie uzależniona jest w dużej mierze od wielkości zmawiającego oraz zasobności jego budżetu. Sporządzenie planu przy pomocy arkusza kalkulacyjnego pewnie da się zrobić u zamawiających o niezbyt rozbudowanej strukturze organizacyjnej, którzy w trakcie roku udzielają kilkunastu – do kilkudziesięciu zamówień. Jednak w przypadku większej ilości zamówień lub konieczności zebrania informacji z dużej liczby komórek organizacyjnych nieocenione okaże się skorzystanie z wyspecjalizowanego oprogramowania. Na szczęście na rynku komercyjnym coraz więcej firm oferuje takie rozwiązania. Jeśli zatem zastanawiacie się nad zakupem takiego systemu - nie zapomnijcie zamieścić takiego zamówienia w planie ;)

Dyskusja:

(anonim) 2018.05.10 22:55

Witam,
Uprzejmie proszę o informację co w przypadku obowiązku sporządzania planu postępowań o udzielenie zamówień w spółce istniejącej od niecałych 2 lat, która ze względu na swoje potrzeby zakupowe nie przekraczała progów ustawowych stosowania ustawy PZP? Dopiero w połowie roku istnieje prawdopodobieństwo przekroczenia kwot stosowania ustawy PZP. W jaki sposób należy sporządzić taki plan? Czy należy uwzględniać zamówienia zrealizowane na podstawie regulacji wewnętrznych od początku roku?

Co w sytuacji realizacji zakupu na podstawie regulacji wewnętrznej w pierwszej połowie roku a w przypadku zamiaru zakupu tego samego przedmiotu zamówienia w drugiej połowie roku? W tym przypadku Zamawiający nie posiadał wiedzy, nie przewidział iż będzie robił jeszcze zakupy takiego rodzaju.

Dodatkowo jak należy postąpić w przypadku gdy dane postępowanie (np. dostawa komputerów w pierwszej połowie roku) może być przeprowadzone na podstawie regulacji wewnętrznej (nie przekracza progów stosowania ustawy) jednak Zamawiający już na tym etapie ma wiedzę, iż będzie musiał zakupić kolejne komputery w większej liczbie pod koniec roku (wartość tego zamówienia przekracza już progi stosowania ustawy pzp). Przypominam, iż Zamawiający nie posiada na tym etapie planu postępowań o udzielenie zamówień.

Będę wdzięczna za odpowiedź.

Pozdrawiam,
Anna Kowalska

Marcin Kalmus 2018.05.13 23:36

Witam,

W mojej ocenie Zamawiający, który nie sporządził planu, bo wartość jego zamówień nie przekroczyła progu stosowania Pzp, nie ma obowiązku tworzenia takiego planu, nawet jeśli w trakcie roku pojawiły się nowe zamówienia, po zsumowaniu wartości których próg stosowania Pzp zostałby przekroczony.

Zagadnienie sumowania wartości zamówień planowanych z zamówieniami nowymi pojawiającymi się w trakcie roku w bardzo trafny zostało omówione w archiwalnej, ale w tym zakresie zachowującej aktualność opinii prawnej Urzędu Zamówień Publicznych "Szacowanie wartości zamówień a plany zamawiającego dotyczące udzielania zamówień.":

"Jednocześnie podkreślić należy, iż zamawiający przy planowaniu udzielenia jakiegokolwiek zamówienia powinien brać pod uwagę dyspozycję art. 32 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Z punktu widzenia tego przepisu o ewentualnym zamiarze podziału zamówienia na części powinno się wypowiadać z uwzględnieniem wiedzy zamawiającego na temat zamówienia (jego zakresu i przedmiotu) w okresie przygotowania postępowania w sprawie jego udzielenia. Jeżeli zamawiający nie udzielił całości lub części planowanego zamówienia, a pojawi się konieczność udzielenia podobnego nieplanowanego zamówienia nie można wskazać uzasadnienia dla traktowania go jako odrębnego. Zamawiający w momencie wszczynania postępowania w celu udzielenia zamówień planowanych wie już o zamówieniu nieplanowanym dotyczącym tego samego przedmiotu. Powinien więc uwzględnić je w ramach przygotowywanych postępowań, a jego wartość zsumować z wartością wszystkich nieudzielonych zamówień. Niedopuszczalnym w świetle art. 32 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych podziałem zamówienia na części jest traktowanie jako odrębnych dwóch zamówień dotyczących tego samego przedmiotu zamówienia, nieprzewidywanych w momencie przyjęcia planu rzeczowo-finansowego, jeżeli o obydwu zamawiający dysponuje wiedzą w chwili przygotowywania postępowania w celu udzielenia któregokolwiek z nich."

https://szukio.pl/fragmenty/815
fraza wyszukiwania: szacowanie wartości zamówienia
https://szukio.pl/szukaj?fraza=szacowanie+warto%C5%9Bci+zam%C3%B3wienia

(anonim) 2018.05.14 20:51

Bardzo dziękuję za odpowiedź.
Chciałam jeszcze dopytać czy w przytoczonym powyżej przykładzie dotyczącym zakupu komputerów można skorzystać z art. 6a ustawy PZP dla przeprowadzenia zakupu poniżej progów (dostawa komputerów w pierwszej połowie roku), jednak uwzględniając ten zakup przy szacowaniu zamówienia łącznie z planowanym zakupem w drugiej połowie roku (kwota szacowanej wartości tego zamówienia przekracza progi ustawowe).

Pozdrawiam,

Anna Kowalska

Marcin Kalmus 2018.05.15 18:00

Pani Anno,

Art. 6a Pzp, pozwala do udzielenia wydzielonej przez zamawiającego części zamówienia, zastosować przepisy właściwe dla jej wartości.

Co do zasady, zamawiający musi najpierw ustalić co jest jego zamówieniem (np. dokonując agregacji w planie zamówień), następnie dokonać podziału na części, a dopiero potem zdecydować o ewentualnym skorzystaniu z możliwości jakie daje mu art. 6a Pzp. Wykonywanie tych czynności w kolejności odwrotnej nie jest moim zdaniem działaniem prawidłowym.

(anonim) 2018.05.18 21:02

A co w sytuacji, gdy Zamawiający nie ma planu zamówień publicznych, gdyż dotychczasowe zakupy nie przekraczały progów stosowania ustawy pzp i dokonał kilku zakupów od początku roku np. na laptopy po kilkanaście sztuk (każdy z tych zakupów wyniósł ok. 30 000 zł) na regulaminie wewnętrznym. Obecnie znów jest planowany zakup kolejnych kilkunastu sztuk laptopów, też na ok 30 000 zł - łącznie z poprzednimi zakupami od początku roku kwota wszystkich zakupów tego typu wraz z tym planowanym już przekracza progi stosowania ustawy pzp. Jak należy przeprowadzić to planowane postępowanie zakupowe? Na podstawie ustawy pzp? Jak należy podejść do tego postępowania w sytuacji gdy Zamawiający nie sporządził planu zamówień publicznych, bo wartość jego zamówień nie przekroczyła progu stosowania Pzp. Gdyby miał plan to by zaplanował wszystkie zakupy laptopów na ustawie, gdyż łączna kwota zamówienia przekroczyłaby progi, ale, że nie ma planu to jak należy przeprowadzić kolejne postępowanie na zakup laptopów? I czy nie zastosowanie ustawy pzp dla pierwszych kilku postępowań na zakup laptopów przeprowadzonych na regulaminie wewnętrznym (kwota każdego wynosiła ok 30 000 zł) może zostać potraktowane przez organ kontroli jako naruszenie stosowania ustawy pzp?

Będę wdzięczna za odpowiedź,

Pozdrawiam.

Marcin Kalmus 2018.05.21 12:56

Witam,

Zgodnie z cytowaną wyżej opinią UZP, obowiązek sumowania wartości zamówień nowych (pojawiających się w trakcie roku) z planowanymi powstaje tylko w sytuacji i w odniesieniu do zamówień planowanych, których jeszcze nie udzielono. Zamówienia nowe, to takie, których konieczności dokonania na etapie tworzenia planu nie dało się przewidzieć. Powstaje zatem pytanie, czy faktycznie w opisywanej sprawie zaistniały okoliczności uzasadniające uznanie zakupu tych dodatkowych laptopów za zamówienia nowe.
Jeśli potrzebna jest bardziej szczegółowa odpowiedź oraz analiza okoliczności opisywanego stanu faktycznego, zachęcam do skorzystania z naszej usługi "Osobisty konsultant" w ramach której udzielamy porad z zakresu zamówień publicznych. Regulamin usługi oraz cennik dostępne są u naszych konsultantów poprzez live chat (Zadaj pytanie z Pzp)

(anonim) 2019.02.22 14:26

Dzień dobry
Mam pytanie dotyczące planów zamówień a konkretnie jak powinnam udzielić zamówienia na zakup jeszcze przed akceptacja planu przez Kierownika Zamawiającego.
Szykujemy postępowanie na zakup komputerów o niskiej wartości (40 000 PLN) natomiast zgodnie z planem który jest przygotowany a niezaakceptowany jeszcze będziemy kupować w tym roku komputery za kwotę 140 tys. PLN.
Czy powinnam zrobić już przetarg do tych 40 tys PLN pomimo, że Dyrektor nie zaakceptował planu. Dyrektor może wnieść korektę i zmienić przygotowany plan zamówień i kwotę na zakup komputerów w skali roku.
Generalnie jak powinnam robić zamówienia w okresie przed przygotowaniem i akceptacja rocznego planu zamówień?
Gabriela

Anonim. Zaloguj się aby się podpisać.

Sprawdź nowe SzuKIO! Teraz bezpłatny test przez 14 dni dla każdego

Przetestuj działanie nowego SzuKIO.

Jeżeli korzystasz z wersji bezpłatnej lub nie masz jeszcze konta:

Włącz teraz Bezpłatny test przez 14 dni.

Przyjdź na spotkanie praktyków zamówień publicznych SpotKIO

Najbliższe spotkania

2019-11-14 - Warszawa - (czwartek)
2019-11-28 - Warszawa - (czwartek)
2019-12-12 - Warszawa - (czwartek)

Zapisy na SpotKIO

Marcin Kalmus

Konsultant ds. zamówień publicznych. Praktyk, posiadający od 2006 r. doświadczenie w udzielaniu zamówień klasycznych oraz sektorowych, specjalizujący się w elektronicznych trybach udzielania zamówień. Członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych.

Sprawdź nowe SzuKIO! Bezpłatnie przez 14 dni

Przetestuj działanie nowego SzuKIO.

Jeżeli korzystasz z wersji bezpłatnej lub nie masz jeszcze konta:

Włącz teraz Bezpłatny test przez 14 dni.

Nowości na blogu:

Tylko u nas dostępny jest już tekst ujednolicony ustawy Prawo zamówień publicznych!

Tekst ujednolicony ustawy Prawo zamówień publicznych! 2019-10-07 » Ilona Zalewska

Tekst jednolity ustawy Prawo zamówień publicznych. 2019-10-02 » Ilona Zalewska

Nowe PZP uchwalone ! 2019-09-26 » Marcin Kalmus

Zmiany w zakresie odwrotnego obciążenia VAT / Wiążące Informacje Stawkowe 2019-09-24 » Ilona Zalewska

Wpływ orzecznictwa na stosowanie ustawy Pzp 2019-09-17 » Joanna Marczewska

Polecane

Wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej na jednego członka konsorcjum 2019-03-08 » Martyna Lubieniecka