Od 18 kwietnia obowiązują e-Faktury w zamówieniach publicznych

2019-04-20 – Marcin Kalmus komentarze (3)

Sprawdź jak założyć konto na Platformie PEF i korzystaj z e-Faktur

2018-06-20-elektroniczne-faktury-w-zamowieniach-publicznych-elektronizacja-zamowien-to-nie-tylko-etap-postepowania

18 kwietnia 2019 r. weszły w życie przepisy Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Zobowiązują one zamawiających do przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Obowiązek przyjmowania faktur elektronicznych dotyczy postępowań prowadzonych w oparciu o ustawę – Prawo zamówień publicznych, ustawę o umowie koncesji albo ustawę o partnerstwie publiczno-prywatnym:

  • wszczynanych od 18 kwietnia 2019 r., których wartość przekracza 30 tys. euro,
  • wszczynanych od 1 sierpnia 2019 r., których wartość nie przekracza 30 tys. euro.

W pozostałych postępowaniach wyłączonych ze stosowania ww. ustaw w oparciu o inną przesłankę niż wartość, Zamawiający może przewidzieć możliwość przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych lecz nie jest do tego zobowiązany.

Platforma Elektronicznego Fakturowania

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii udostępniło w celu realizacji tego obowiązku bezpłatną Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF), wspierającą proces obsługi faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. Posiadanie konta na Platformie PEF jest ustawowym obowiązkiem zamawiającego.

Tematykę e-Fakturowania poruszaliśmy na naszym blogu już kilkakrotnie, między innymi we wpisie „Elektroniczne faktury w zamówieniach publicznych – elektronizacja zamówień to nie tylko etap postępowania”.

Na ostatnim SpotKIO dyskutowaliśmy również o zakresie stosowania e-Faktur między innymi do zamówień wyłączonych ze stosowania Pzp ze względu na wartość na podstawie art. 4 pkt 8 Pzp. Możecie o tym przeczytać we wpisie „28.03.2019 SpotKIO w Warszawie”

Jak korzystać z PEF

MPiT zawarło umowę z dwoma brokerami oferującymi usługę dostępu do platformy. Dywersyfikacja ta zapewnia znacznie większe bezpieczeństwo np. w sytuacji, gdy jedno z rozwiązań uległoby awarii. Aplikacje obydwu brokerów mają dokładnie takie same funkcjonalności, różnią się jednak graficznie. Korzystanie z wybranego rozwiązania jest w pełni darmowe i nie wiąże się z koniecznością podpisywania żadnej umowy.

1. Przetestuj działanie platformy

Udostępniono wersje testowe obydwu oferowanych rozwiązań – pozwala to na przetestowanie sposobu działania bez jakichkolwiek konsekwencji (przesyłane i odbierane faktury i inne dokumenty nie mają żadnej mocy prawnej).

2. Jakie dane niezbędne są do założenia Konta Podmiotu na PEF

3. Wybór Brokera PEF i rejestracja Konta Podmiotu

  1. Jeśli już przetestowaliśmy dostępne wersje testowe i któreś z nich szczególnie nam odpowiada, to musimy Zarejestrować Konto Podmiotu u wybranego brokera:
  2. Rejestrując Konto Podmiotu musimy w sposób przemyślany założyć konto dla pierwszego z użytkowników, gdyż staje się on tzw. ”Super Użytkownikiem”
  3. Super Użytkownik będzie miał uprawnienia do zarządzania kontem i dodawania kolejnych użytkowników, w tym również oddziałów i jednostek budżetowych (jeżeli występują w strukturze organizacyjnej).
  4. Zakładając Konto Podmiotu Super Użytkownik musi potwierdzić swoją tożsamość wykorzystując Profil Zaufany.

UWAGA! Szczególnie w jednostkach w których występuje centralizacja VAT (np. gmina i jej jednostki organizacyjne) należy zwrócić uwagę na rejestrację Konta Podmiotu przez właściwą jednostkę. Jednostki organizacyjne nie powinny samodzielnie rejestrować własnych Kont Podmiotów bez uzgodnienia z jednostką nadrzędną.

4. Zmiana Brokera PEF

Jeśli nie będziemy zadowoleni z działania wybranego przez nas narzędzia to nie częściej niż raz na 30 dni można przenieść swoje konto wraz z otrzymanymi lub wysłanymi dokumentami do drugiego Brokera PEF.

5. Jak korzystać z PEF

Możemy korzystać z PEF logując się bezpośrednio na platformie. Jeżeli jednak dysponujemy System ERP, to możemy zintegrować go z platformą za pomocą udostępnionego API. Planowane jest również udostępnienie aplikacji PEF instalowanej bezpośrednio na komputerze użytkownika.

Dyskusja:

(anonim) 2019.04.23 08:19

Czy Gmina ma obowiązek pozyskania nr GLN?

Marcin Kalmus 2019.04.23 08:26

W mojej ocenie nie - wystarczający powinien być NIP instytucji.

(anonim) 2019.04.23 15:34

dziękuję!

Anonim. Zaloguj się aby się podpisać.

Sprawdź nowe SzuKIO! Teraz bezpłatny test przez 14 dni dla każdego

Przetestuj działanie nowego SzuKIO.

Jeżeli korzystasz z wersji bezpłatnej lub nie masz jeszcze konta:

Włącz teraz Bezpłatny test przez 14 dni.

Przyjdź na spotkanie praktyków zamówień publicznych SpotKIO

Najbliższe spotkania

2019-09-19 - Warszawa - (czwartek)
2019-10-24 - Warszawa - (czwartek)
2019-11-14 - Warszawa - (czwartek)
2019-11-28 - Warszawa - (czwartek)
2019-12-12 - Warszawa - (czwartek)

Zapisy na SpotKIO

Marcin Kalmus

Konsultant ds. zamówień publicznych. Praktyk, posiadający od 2006 r. doświadczenie w udzielaniu zamówień klasycznych oraz sektorowych, specjalizujący się w elektronicznych trybach udzielania zamówień. Członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych.

Sprawdź nowe SzuKIO! Bezpłatnie przez 14 dni

Przetestuj działanie nowego SzuKIO.

Jeżeli korzystasz z wersji bezpłatnej lub nie masz jeszcze konta:

Włącz teraz Bezpłatny test przez 14 dni.

Nowości na blogu:

Stanowisko w zakresie wyroków KIO 547/19, KIO 640/18, KIO 268/19 i KIO 599/19

Problemy z ofertami na platformach zakupowych - komentarz praktyczny 2019-06-14 » Krzysztof Puch

Elektronizacja w praktyce - problemy z ofertami na platformach zakupowych 2019-06-06 » Martyna Lubieniecka

Raport ze SpotKIO - 16.05.2019 Warszawa 2019-06-06 » Marcin Kalmus

Czy "obowiązek zadawania pytań" pytań to właściwy wzorzec postępowania wykonawcy? 2019-05-22 » Grzegorz Mazurek

Czy zamawiający może badać i oceniać wykonawcę w zakresie, który był już przedmiotem ostatecznego rozstrzygnięcia KIO 2019-06-18 » Marcin Kalmus

Polecane

Subiektywizm obiektywnej oceny ofert 2016-10-03 » Marcin Kalmus