Jak złożyć sprawozdanie finansowe w postępowaniach o wartości poniżej „progu unijnego”

2019-07-04 – Marcin Kalmus komentarze (0)

Rożnica pomiędzy kopią, a wizualizacją dokumentu elektronicznego

Jak złożyć sprawozdanie finansowe w postępowaniach o wartości poniżej „progu unijnego”

W związku z odroczeniem pełnej elektronizacji postępowań, których wartość nie przekracza tzw. „progów unijnych”, Wykonawcy muszą mierzyć się z problemem doboru odpowiedniej formy dokumentów składanych w postępowaniu, a potwierdzających między innymi spełnianie warunków czy brak podstaw wykluczenia.
W postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej „progi unijne” sprawa jest prosta – tu z mocy ustawy pełna komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcą co do zasady odbywa się wyłącznie elektroniczne. Natomiast w przypadku postępowań, których wartość nie przekracza tego progu – tzw. „postępowaniach krajowych” to zamawiający decyduje w jakiej postaci (elektronicznej / papierowej) mogą być takie dokumenty składane.

Zamawiający ustalając formy komunikacji w postępowaniu, musi mieć świadomość w jakiej formie powstaje oryginał wymaganego dokumentu

Dobrym przykładem do zilustrowania powyższego twierdzenia jest sprawozdanie finansowe. Zgodnie z § 2 ust. 2 pkt 1 Rozporządzenia ws. Dokumentów[1] - w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji dotyczących sytuacji ekonomicznej lub finansowej zamawiający może żądać między innymi sprawozdania finansowego albo jego części.

[1] Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. 2016 poz. 1126 ze zm.)

Jak już wspominałem, w postępowaniach krajowych zamawiający może nie zdecydować się na dopuszczenie elektronicznych form komunikacji i poprzestać wyłącznie na komunikacji pisemnej. Problem w tym, że w przypadku postawienia warunku dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej i żądania na jego potwierdzenie sprawozdania finansowego, wybór taki może być uznany za utrudniający konkurencję. Jak to możliwe? Otóż zgodnie z obowiązującymi od 01.10.2018r. art. 45 ust. 1f i g ustawy o rachunkowości[2] sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Dodatkowo sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (– formatem tym jest plik XML).

[2] Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2019 poz. 351)

Podmioty niepodlegające wpisowi do KRS mogą wygenerować dowolny elektroniczny dokument sprawozdania finansowego i będzie on ważny pod warunkiem opatrzenia go przez osoby uprawnione podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym e-PUAP, natomiast podmioty podlegające obowiązkowemu wpisowi do KRS dodatkowo muszą taki plik wygenerować w pliku XML o określonej strukturze danych.

Na stronie Ministerstwa Finansów udostępniono bezpłatną aplikację „e-Sprawozdania” dzięki której jest możliwe zarówno sporządzenie sprawozdania finansowego w formacie XML jak i jego późniejsze zwizualizowanie.

O tym dlaczego bez odpowiedniej aplikacji do wizualizacji zawartości, odczytanie informacji z pliku XML jest bardzo utrudnione wyjaśniałem już Państwu przy okazji wpisu „Printscreen z podglądu e-KRK opatrzony kwalifikowanym podpisem jest niedopuszczalny”

Dokument PDF wygenerowany z aplikacji e-Sprawozdania nie jest ani oryginałem dokumentu, ani tym bardziej jego kopią – jest jedynie zapisem wizualizacji elektronicznego oryginału. Zresztą o fakcie tym informuje nas sama aplikacja, umieszczając na wszystkich stronach dokumentu znak wodny z informacją: „Dokument nie jest sprawozdaniem finansowym” - taki sam tekst znajduje się dodatkowo również w stopce każdej strony.

Wykonawca zawsze ma prawo złożyć oryginał dokumentu

Ograniczenie, w omawianym przypadku komunikacji wyłącznie do formy pisemnej, oznaczałoby że wykonawca nie może złożyć w postępowaniu oryginału takiego dokumentu (pliku XML), gdyż ten z mocy prawa powstaje wyłącznie w postaci elektronicznej. A przecież prawo do złożenia oryginału dokumentu wynika wprost z § 14 ust. 2 Rozporządzenia ws. dokumentów. Prawo to potwierdzone zostało również w zakresie postępowań krajowych wszczynanych do 31.12.2019r., w § 2 pkt 1 Rozporządzenia zmieniającego Rozporządzenie ws. Dokumentów[3]

[3] Rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 16 października 2018 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. 2018 poz. 1993)

Oryginał czy kopia dokumentu elektronicznego

Zdefiniowanie oryginału dokumentu elektronicznego pewnie nie nastręczy nam żadnych trudności, ale czym jest jego kopia? Ta odpowiedź już tak oczywista nie jest. Przecież jeżeli użyjemy polecenia "kopiuj" to nie tworzymy kopii pliku tylko go "duplikujemy", czyli odtwarzamy dokładną sekwencję zer i jedynek (zapis informacji elektronicznej w systemie binarnym) w innym miejscu zapisu danych elektronicznych.
Wyjaśnijmy to na przykładzie. Zapisujemy na pulpicie naszego komputera plik PDF i opatrujemy go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Plik ten następnie jako załącznik do wiadomości e-mail przesyłamy odbiorcy, który może ten plik zapisać na pulpicie swojego komputera. Ale przecież plik pierwotny z pulpitu naszego komputera wcale nie zniknął. Zatem odbiorca ma kopię? Oczywiście nie. Odbiorca ma ten sam plik, czyli oryginał (zapisał na swoim komputerze taki sam zestaw zer i jedynek). Taki plik jest oryginałem, dopóki ani jedno z zer i jedynek nie zostanie zmienione. I to właśnie gwarantuje nam kwalifikowany podpis elektroniczny - przy pomocy odpowiedniego algorytmu szyfrującego, podpis w trakcie weryfikacji jest w stanie "wykryć" jakąkolwiek zmianę. Wystarczy w dokumencie dodać choćby jedną spację - dla człowieka niezauważalne, ale komputer już taką zmianę zasygnalizuje.

Ile może być zatem takich oryginałów pliku? Ano nieskończenie wiele - ograniczeniem w dużym uproszczeniu jest wyłącznie pojemność naszego dysku.

Definicja kopii dokumentu elektronicznego i jego wizualizacji

Definicje takie odnajdziemy w § 1 pkt 5 i 9 Rozporządzenia w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych[4], zgodnie z którym:

[4] Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (t.j. Dz.U. 2018 poz. 180)

5) kopia dokumentu elektronicznego – to każde, niezależnie od sposobu utrwalenia, powielenie całości treści dokumentu elektronicznego niezapewniające integralności (niezmienności) z pierwowzorem;
9) wizualizacja – to prezentacja treści dokumentu elektronicznego w formie czytelnej dla człowieka, umożliwiającej zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie. W szczególności wizualizacja może odbywać się przez wyświetlenie na monitorze ekranowym lub za pomocą wydruku;

To że wizualizacja dokumentu elektronicznego może być wydrukiem, wynika wprost z cytowanego wyżej punktu 9, ale czy kopia może być wydrukiem?

Wszak kopia to każde utrwalenie treści dokumentu niezależne od sposobu utrwalenia. Wydruk w taką definicję wpisuje się jak najbardziej. Aby jednak wydruk można było uznać za kopię dokumentu elektronicznego, muszą być spełnione minimalne przesłanki określone w § 37 Rozporządzenia w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych:

Kopia dokumentu elektronicznego może być sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego pisma, zawierającego w szczególności:

1) jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający w razie potrzeby odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym;
2) datę wykonania wydruku.

Wracając do naszego sprawozdania finansowego. Wizualizacja takiego dokumentu w aplikacji e-Sprawozdania nie spełnia co najmniej wymagań pkt 1 - nie posiada jednoznacznego identyfikatora tego dokumentu umożliwiającego odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym, dlatego też nie może zostać wydrukowana i przedstawiona zamawiającemu jako kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem odręcznym podpisem.

Ograniczenie formatu składanych dokumentów elektronicznych

Podobne w skutkach (do omawianego powyżej ograniczenia sposobu komunikacji), może mieć również ograniczenie formatu przekazywania danych. Wielu zamawiających zastrzega w SIWZ, że dokumenty elektroniczne przyjmowane będą np. wyłącznie w formacie PDF. Działanie takie narusza w mojej ocenie postanowienia § 4 Rozporządzenie w sprawie środków komunikacji elektronicznej[5]. Przepis ten brzmi:

[5] Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. 2016 poz. 1320 ze zm.)

"Dokumenty elektroniczne przekazywane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w § 2 ust. 1, są sporządzane w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne."

Użyty w tym przepisie zwrot "...w jednym z formatów danych..." nie oznacza wcale uprawnienia do zawężenia przez zamawiającego do jednego możliwego formatu danych, ale uprawnienie wykonawcy do przygotowania dokumentu w dowolnym z wskazanych tam formatów, który zamawiający jest zobowiązany przyjąć. Formaty danych zostały natomiast określone w Załączniku nr 2 i 3 do Rozporządzenia ws. Krajowych Ram Interoperacyjności[6].

[6] Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz.U. 2017 poz. 2274)

W analizowanej sytuacji gdyby nawet zamawiający dopuścił w postępowaniu komunikację elektroniczną, ale zawęził format danych wyłącznie do PDF, to wykonawca również nie będzie w stanie skutecznie złożyć oryginału sprawozdania finansowego, gdyż ten z mocy prawa powstaje w formacie XML.

Przeglądanie posta tylko dla zalogowanych.

Zgodnie z RODO możesz kwestionować przetwarzanie, domagać się dostępu i przeniesienia danych osobowych oraz wnieść skargę do UODO.

Nie pamiętasz hasła? Odzyskaj hasło

konto bezpłatne, bezterminowo
- dostęp do bloga, powiadomienia e-mail, bezpłatne limity w usługach,
- 5 bezpłatnych dokumentów w miesiącu (oprócz premium)

Zgodnie z RODO możesz kwestionować przetwarzanie, domagać się dostępu i przeniesienia danych osobowych oraz wnieść skargę do UODO.

Masz pytania? zadzwoń: 34 343 50 28

Dyskusja:

Ten wpis nie ma jeszcze komentarza. Masz coś do dodania, pytanie albo chcesz po prostu wyrazić swoją opinię? Śmiało :)

Anonim. Zaloguj się aby się podpisać.

Sprawdź nowe SzuKIO! Teraz bezpłatny test przez 14 dni dla każdego

Przetestuj działanie nowego SzuKIO.

Jeżeli korzystasz z wersji bezpłatnej lub nie masz jeszcze konta:

Włącz teraz Bezpłatny test przez 14 dni.

Przyjdź na spotkanie praktyków zamówień publicznych SpotKIO

Najbliższe spotkania

2019-09-19 - Warszawa - (czwartek)
2019-10-24 - Warszawa - (czwartek)
2019-11-14 - Warszawa - (czwartek)
2019-11-28 - Warszawa - (czwartek)
2019-12-12 - Warszawa - (czwartek)

Zapisy na SpotKIO

Marcin Kalmus

Konsultant ds. zamówień publicznych. Praktyk, posiadający od 2006 r. doświadczenie w udzielaniu zamówień klasycznych oraz sektorowych, specjalizujący się w elektronicznych trybach udzielania zamówień. Członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych.

Sprawdź nowe SzuKIO! Bezpłatnie przez 14 dni

Przetestuj działanie nowego SzuKIO.

Jeżeli korzystasz z wersji bezpłatnej lub nie masz jeszcze konta:

Włącz teraz Bezpłatny test przez 14 dni.

Nowości na blogu:

Stanowisko w zakresie wyroków KIO 547/19, KIO 640/18, KIO 268/19 i KIO 599/19

Problemy z ofertami na platformach zakupowych - komentarz praktyczny 2019-06-14 » Krzysztof Puch

Elektronizacja w praktyce - problemy z ofertami na platformach zakupowych 2019-06-06 » Martyna Lubieniecka

Raport ze SpotKIO - 16.05.2019 Warszawa 2019-06-06 » Marcin Kalmus

Czy "obowiązek zadawania pytań" pytań to właściwy wzorzec postępowania wykonawcy? 2019-05-22 » Grzegorz Mazurek

Czy zamawiający może badać i oceniać wykonawcę w zakresie, który był już przedmiotem ostatecznego rozstrzygnięcia KIO 2019-06-18 » Marcin Kalmus

Polecane

Raport ze SpotKIO w Warszawie - 22.10.2018 r. 2018-10-22 » Marcin Kalmus