Jak prawidłowo liczyć terminy w zamówieniach publicznych?

2018-09-19 – Marcin Kalmus komentarze (9)

Nie popełnij błędów związanych z niewłaściwie obliczonymi terminami w przetargu

2018-09-17-jak-prawidlowo-liczyc-terminy-w-zamowieniach-publicznych Temat wydaje się oczywisty, jednak na różnych forach internetowych od czasu do czasu wywiązują się w sprawie obliczania terminów dosyć zacięte dyskusje. Jedna z nich zainspirowała mnie do przedstawienia Państwu bliżej tej problematyki.

Zasady obliczania terminów w Pzp

Co do zasady

Przy obliczaniu terminów stosujemy regulacje zawarte w Kodeksie cywilnym (Księga Pierwsza, Tytuł V Termin - art. 110 - 116), chyba że Pzp stanowi inaczej (art. 14 ust. 1 Pzp).

Wyjątek 1 – początek biegu terminu

Wyjątek od zasady wyrażonej w art. 111 § 2 kc, zgodnie z którą ”Jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.” zawiera art. 85 ust. 5 Pzp – termin związania ofertą liczymy począwszy od dnia, w którym nastąpiło otwarcie ofert, a nie dopiero od dnia następnego.

Wyjątek 2 – termin liczony wstecz

Kolejną odmienną regulację zawiera art. 38 ust. 1 Pzp – określa on minimalny termin na udzielenie wyjaśnień treści SIWZ, liczony wstecz od zdarzenia, jakim jest dzień składania ofert. Ani Pzp, ani Kodeks cywilny nie przewidują wprost zasad obliczania terminu wstecz, jednak wydaje się, że powinny zostać przyjęte per analogiam standardowe zasady obliczania terminu tj. w szczególności regulacje z art. 111 § 1 i 2 kc.

Podobnie w art. 85 ust. 2 Pzp określono również termin na wezwanie do przedłużenia związania ofertą - "co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą" *.

* Takich regulacji dotyczących liczenia terminu wstecz jest w Pzp znacznie więcej, jak choćby ta w art. 184 Pzp

Upływ terminu liczonego w dniach

Upływ terminu liczonego w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia (art. 111 § 1 kc) czyli o godzinie 24:00*.

* Godzina ta jest pewnego rodzaju fikcją. 24:00 jest ostatnią godziną dnia, w którym upływa termin, a 00:00 jest pierwszą godziną następnego dnia, pomimo że w czasie jest to dokładnie ten sam punkt.

Obliczanie terminów na przykładzie postępowania w trybie przetargu nieograniczonego o wartości przekraczającej progi unijne (w postępowaniach o wartości nie przekraczającej tego progu obowiązują dokładnie takie same zasady - różnice występują tylko w długości ustawowych terminów)

Zobaczmy jak prawidłowo ustalić terminy ilustrując to poniższym przykładem:

Data Dzień tygodnia Dzień / Czynność Podstawa prawna / Uwagi
2018-07-25 środa Przekazanie ogłoszenia do publikacji w DUUE [1] - tego dnia nie uwzględniamy przy obliczaniu terminu składania i otwarcia ofert (art. 111 § 2 kc)
2018-07-26 czwartek 1 dzień terminu składania ofert (TSO)
2018-07-27 piątek 2 dzień TSO
2018-07-28 sobota 3 dzień TSO
2018-07-29 niedziela 4 dzień TSO
2018-07-30 poniedziałek 5 dzień TSO [2] - dzień wszczęcia postępowania - publikacja ogłoszenia w DUUE i zamieszenie dokumentacji na stronie internetowej i ogłoszenia w siedzibie Zamawiającego
2018-08-08 środa 14 dzień TSO
2018-08-09 czwartek 15 dzień TSO - termin na wniesienie odwołania na SIWZ i Ogłoszenie (art. 182 ust. 2 pkt 1 Pzp)
2018-08-14 wtorek 20 dzień TSO
2018-08-15 środa 21 dzień TSO - dzień wolny od pracy (Święto Matki Boskiej Zielnej)
2018-08-16 czwartek 22 dzień TSO [3] - termin na składanie zapytań do SIWZ - art. 38 ust. 1 w związku z art. 14 ust. 2 Pzp
2018-08-17 piątek 23 dzień TSO
2018-08-27 poniedziałek 33 dzień TSO
2018-08-28 wtorek Dzień 34 TSO [4] - termin, w którym zamawiający musi najpóźniej udzielić odpowiedzi na zapytania do SIWZ (art. 38 ust. 1 pkt 1 Pzp)
2018-08-29 środa 35 dzień TSO
2018-09-03 poniedziałek 40 dzień TSO
2018-09-04 wtorek 41 dzień - dzień składania i otwarcia ofert / 1 dzień związania ofertą (ZO) [5]
2018-09-05 środa 2 dzień ZO
2018-10-29 poniedziałek 56 dzień ZO [6] - termin, w którym zamawiający może najpóźniej wezwać wykonawców do przedłużenia terminu związania ofertą - jeśli okoliczności postępowania tego wymagają (art. 85 ust. 2 Pzp)
2018-11-02 piątek 60 dzień związania ofertą

[1]

  • W treści art. 43 ust. 2 Pzp wskazano, jako minimalny termin na składanie ofert w przetargu nieograniczonym 35 dni. Nie można zapominać, że zgodnie z art. 18 pkt 5 lit. a ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2016 poz. 1020) obowiązuje on dopiero w postępowaniach wszczynanych od 18 października 2018 r. Do tego czasu wyznaczony termin powinien wynosić minimum 40 dni.
  • Podkreślenia również wymaga, że określone w art. 43 Pzp terminy składania ofert są jedynie terminami minimalnymi. Zamawiający każdorazowo musi ustalić termin składania ofert z uwzględnieniem regulacji art. 9a ust. 1 Pzp tj. uwzględniając stopień złożoności zamówienia i czas niezbędny na przygotowanie i złożenie oferty.
  • Bieg terminu składania i otwarcia ofert rozpoczyna się w dniu następnym po przekazaniu Ogłoszenia o zamówieniu do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, a więc jeszcze przed wszczęciem postępowania. O problemach, jakie mogą być związane z „rozjechaniem się” tych dat pisałem Państwu we wpisie „Wszczęcie postępowania – kiedy można opublikować ogłoszenie na stronie internetowej”

[2]

Ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej są publikowane w terminie do 5 dni od dnia ich przekazania – w przykładzie przyjęto publikację w maksymalnym 5 dniu. O tym co zrobić jeśli ogłoszenie w DUUE zostanie opublikowane w sobotę można przeczytać we wpisie "O (nie)jednolitości linii orzeczniczej KIO na przykładzie oceny naruszenia art. 42 ust. 1 Pzp"

[3]

  • Art. 38 ust. 1 stanowi, że zamawiający zobowiązany jest udzielić odpowiedzi, jeśli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. W naszym przykładzie otwarcie ustalono w 41 dniu. Matematycznie połowa tego terminu to 20,5 dnia - upływa ona w trakcie 21 dnia, zatem pytania można zadawać do końca tego dnia.
  • Celowo, dobierając daty w przykładzie ustaliłem je tak, aby 21 dzień przypadał na dzień ustawowo wolny od pracy (15 sierpnia - Święto Matki Boskiej Zielnej). W tej sytuacji zastosowanie znajdzie regulacja art. 14 ust. 2 Pzp i termin na zadawanie pytań upłynie z końcem następnego dnia roboczego, a więc 16 sierpnia o godz. 24:00.
  • Należy pamiętać, że upływ terminu na zadawanie pytań nie oznacza zakazu ich zadawania. Wykonawca, który ma wątpliwości zawsze winien zwrócić się do Zamawiającego o ich wyjaśnienia, a Zamawiający oceniając wpływ udzielonych odpowiedzi na możliwość złożenia rzetelnej oferty powinien takich wyjaśnień zawsze udzielić.

[4]

Jak już wcześniej Państwu sygnalizowałem, mamy tu do czynienia ze szczególną sytuacją nakazującą liczyć termin wstecz. W mojej ocenie powinny do niej znaleźć zastosowanie wszystkie kodeksowe reguły obliczania terminu w dniach: - za dzień, w którym następuje zdarzenie, uznajemy termin składania i otwarcia ofert – tego dnia nie uwzględniamy przy obliczaniu terminu (2018-09-04). - następnie odliczamy 6 dni wstecz. Pamiętajmy, że termin w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia, a ponieważ liczymy wstecz to będzie on upływał o początkowej godzinie 6 dnia (2018-08-29) tj. o godz. 00:00. - Zamawiający jest, zatem zobowiązany udzielić odpowiedzi najpóźniej do godz. 24:00 28.08.2018 r.

[5]

Dzień składania ofert jest jednocześnie pierwszym dniem terminu związania ofertą - omówiłem to w "Wyjątku 1" od kodeksowych zasad obliczania terminu.

[6]

Zasady obliczania tego terminu analogiczne jak opisane w pkt [4]. O konsekwencjach braku takiego wezwania i braku "samoprzedłużenia" terminu związania przez wykonawcę informowałem już Państwa we wpisie "Brak samodzielnego przedłużenia terminu związania ofertą nie skutkuje jej odrzuceniem"

Dyskusja:

(anonim) 2018.09.19 15:09

Ciekawy wpis, więcej takich

Marcin Kalmus 2018.09.20 12:28

Dziękuję, a czy jest jakiś szczególny temat który zdaniem Pani / Pana wymaga omówienia na naszym Blogu?

(anonim) 2018.09.21 21:17

Również uważam, że to bardzo pożyteczny i ciekawy wpis. Ten temat wymagał omówienia. Przyznaję się szczerze, że źle liczyłam terminy. Teraz będę mogła poprawić te czynności. Niestety z żalem muszę przynać, że niektórzy zamawiający też popełniają błędy przy obliczaniu terminów i nie dają sobie nic powiedzieć.

Monika 2018.09.26 11:31

Bardzo fajny wpis, dzięki. Brakuje mi w tym liczenia terminów przedłużających TSO w wyniku zmian w ogłoszeniach DUUE. Nie każdy to ogarnia jak mam wiedzę i nie każdy pamięta.

Marcin Kalmus 2018.09.27 10:17

Pani Moniko,
Dziękuję za sugestię - postaram sie zająć tym tematem w jednym z najbliższych wpisów.

(anonim) 2018.12.16 07:58

Coś chyba jednak nie tak. Proszę i wyjaśnienie rozbieżności pomiędzy tym co państwo piszecie a; "w dniu 9 grudnia 2010 r.” Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że przepis art. 43 ust. 2 Pzp wskazuje jednoznacznie, że zdarzenie, od którego należy liczyć bieg terminu składania ofert w przetargu nieograniczonym powyżej progów unijnych należy uznać „przekazanie ogłoszenia o zamówieniu UOPWE” (w aktualnym stanie prawnym - Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej)."

Marcin Kalmus 2018.12.16 17:34

Szanowna Pani / Szanowny Panie
Nie ma tu żadnej rozbieżności. Również we wpisie zawarta jest informacja, że: „Bieg terminu składania i otwarcia ofert rozpoczyna się w dniu następnym po przekazaniu Ogłoszenia o zamówieniu do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, a więc jeszcze przed wszczęciem postępowania.”. Zatem pełna zgoda ze stanowiskiem prezentowanym w cytowanym przez Panią / Pana wyroku KIO. Zdarzeniem od którego liczymy termin składania ofert jest dzień przekazania ogłoszenia do DUUE. W tym miejscu wchodzi nam jednak regulacja art. 111 § 2 kc, zgodnie z którą ”Jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.”

(anonim) 2019.07.30 12:37

Ja mam wątpliwość w zakresie liczenia terminu wg 38 ust. 1 pzp. W identyczny sposób określony jest termin w rozporządzeniu ws. kosztów postępowania odwoławczego w sytuacji umorzenia postępowania w zw. z cofnięciem odwołania. Wtedy jeśli cofnięcie zostanie dokonane "na mniej niż 1 dzień przed dniem, na który został wyznaczony termin rozprawy", to na wniosek Zamawiającego KIO może zasądzić na jego rzecz koszty zastępstwa (do 3.600 zł). Ale KIO w praktyce liczy ten termin tak, że nie ma podstawy do zasądzania tych kosztów, jeżeli cofnięcie nastąpiło dzień przed wyznaczonym dniem posiedzenia/rozprawy.
Gdyby liczyć ten termin tak, jak Pan podał (a przepisy rozporządzenia są w tym zakresie praktycznie identyczne z art. 38 ust. 1 pzp), to w zasadzie aby uniknąć tych kosztów cofnięcie odwołania musiałoby nastąpić do godz. 24:00, ale nie dnia przed dniem rozprawy, ale do dnia na 2 dni przed dniem rozprawy (przykładowo: rozprawa w piątek, cofnięcie do 24:00 w środę). KIO liczy go jednak uwzględniając dzień, w którym następuje czynność cofnięcia odwołania.

To powoduje pytanie o to, czy art. 111 k.c. może być wykorzystany do liczenia terminów liczonych wstecz (zarówno odpowiednio na gruncie pzp, jak i na gruncie prawa cywilnego w ogóle).

(anonim) 2019.09.13 09:41

A od kiedy liczyć termin na odwolanie, jeśli ogłoszenie o wyborze Wykonawcy publikujemy w piątek? Od soboty (która jest dniem wolnym od pracy), czy od nastepnego poniedziałku? Procedura krajowa.

Anonim. Zaloguj się aby się podpisać.

Nie znasz SzuKIO?

Przetestuj działanie SzuKIO.

Jeżeli korzystasz z wersji bezpłatnej lub nie masz jeszcze konta:

Sprawdź DEMO.

Przyjdź na spotkanie praktyków zamówień publicznych SpotKIO

Najbliższe spotkania

2019-04-25 - Warszawa - (czwartek)
2019-05-16 - Warszawa - (czwartek)
2019-06-13 - Warszawa - (czwartek)
2019-10-24 - Warszawa - (czwartek)
2019-11-14 - Warszawa - (czwartek)
2019-12-12 - Warszawa - (czwartek)

Zapisy na SpotKIO

Marcin Kalmus

Konsultant ds. zamówień publicznych. Praktyk, posiadający od 2006 r. doświadczenie w udzielaniu zamówień klasycznych oraz sektorowych, specjalizujący się w elektronicznych trybach udzielania zamówień. Członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych.

Nie znasz SzuKIO?

Przetestuj działanie SzuKIO.

Jeżeli korzystasz z wersji bezpłatnej lub nie masz jeszcze konta:

Sprawdź DEMO.

Nowości na blogu:

Opis posta zawierający 160 znaków

Planowanie zamówień publicznych wg nowej ustawy PZP 2019-12-15 » Agnieszka Szajkowska

Nowe PZP - Polityka zakupowa państwa 2019-12-12 » Agnieszka Szajkowska

Raport ze SpotKIO – 14.11.2019 r – Warszawa 2019-11-27 » Marcin Kalmus

Tekst ujednolicony ustawy Prawo zamówień publicznych! 2019-10-07 » Ilona Zalewska

Tekst jednolity ustawy Prawo zamówień publicznych. 2019-10-02 » Ilona Zalewska

Polecane

Od 1 stycznia zmieni się kurs euro oraz wysokość progów w zamówieniach publicznych 2017-11-24 » Marcin Kalmus