W dniu 15 listopada 2021r. opublikowano Ustawę z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw. (Dziennik Ustaw 2021 r. poz. 2054).

Ustawa ta wprowadza m.in. zmiany w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.) dotyczące wprowadzenia rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych, w tym umów z zakresu zamówień publicznych.

Art. 6. W ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, 1236, 1535, 1773, 1927 i 1981) wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 34 w ust. 1 w pkt 11 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 12 w brzmieniu:

„12) udostępnianie umów, o których mowa w art. 34a.”;

2) po art. 34 dodaje się art. 34a i art. 34b brzmieniu:

„Art. 34a. 1. Minister Finansów prowadzi rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych.

2. Rejestr umów jest systemem teleinformatycznym w rozumieniu  art. 3 pkt 3  ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 670, 952, 1005 i 1641).

3. Informacje  zamieszczone  w rejestrze umów dotyczą umów, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 2176 oraz z 2021 r. poz. 1598 i 1641). Przepisy art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stosuje się odpowiednio.

4. W rejestrze umów nie zamieszcza się informacji o umowach zawartych w wyniku rozstrzygnięcia zamówień oraz konkursów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, 1598 i 2054).

5. W rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł.

6. Rejestr umów obejmuje:

1) numer umowy – o ile taki nadano;

2) datę i miejsce zawarcia umowy;

3) okres obowiązywania umowy;

4) oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;

5) określenie przedmiotu umowy;

6) wartość przedmiotu umowy;

7) informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

7. W rejestrze umów zamieszcza się informacje  o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.

8. W przypadku zastosowania przepisów art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w rejestrze zamieszcza się informację, o której mowa w art. 8 ust. 5 tej ustawy.

9. Dane,  o których mowa w ust. 6–8, wprowadzają do rejestru umów kierownicy jednostek sektora finansów publicznych.

10. Informacje w rejestrze umów zamieszcza się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia okoliczności określonej w ust. 8.

11. Dane w rejestrze umów, o których mowa w ust. 6–8, są powszechnie dostępne.

12. Rejestr umów umożliwia wyszukiwanie umów według informacji, o których mowa w ust. 6–8.

Art. 34b. Kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a  ust. 1,  albo  podaje  w nim  nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”.

W ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych w art. 34 w ust. 1 po pkt 11 został dodany pkt 12, w którym rozszerza się katalog form realizacji zasady jawności finansów publicznych o umowy zawarte przez jednostki sektora finansów publicznych.

W dodanym art. 34a została wprowadzona instytucja rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych.

Rejestr ten jako system teleinformatyczny będzie prowadzony przez Ministra Finansów i ma zawierać informacje dotyczące umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych, w tym umów z zakresu zamówień publicznych, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 2176, z późn. zm.).

Zgodnie z dodawanym art. 34a ust. 5, w rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł.

Spośród form umów wskazanych powyżej wyjaśnienia wymaga z pewnością forma dokumentowa umowy. Zgodnie z art. 77(2) kc do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Za dokument uznaje się więc nagrania rozmów telefonicznych, wiadomości e-mail czy też wiadomości sms. Dodatkowo zgodnie z art. 78 (1) kc do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zamawiający będą mieli obowiązek nie tylko wpisać umowę do rejestru niezwłocznie, nie później niż 14 dni od zawarcia umowy, ale także wpisywać informacje o uzupełnieniu lub zmianie tej umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.

W art. 34b został przewidziany środek karny w przypadku niewykonania lub niedopuszczenia do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów albo w przypadku podania w nim nieprawdziwych danych. Taka osoba będzie podlegała grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Ww. zmiany wejdą w życie z dniem 1 lipca 2022 r.

Pamiętać należy o tym, że, stosownie do art. 13 omawianej ustawy w rejestrze umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych zamieszcza się informacje o umowach zawartych od dnia wejścia w życie tej ustawy.